Como escolher um – Ótimo – Escritório de Contabilidade

Escritório de Contabilidade – Um Valioso Parceiro

O Escritório de Contabilidade ideal deve ser um forte aliado de sua empresa na área contábil – incluindo fiscal, tributária e trabalhista – possuindo larga experiência em como lidar com todos os tipos de procedimentos contábeis, além de estar plenamente atualizado com as constantes alterações da legislação.

A Empresa de Contabilidade realmente profissional pode ainda possuir conhecimentos adicionais que permitam sua pessoa física ou jurídica a, quando existentes, alcançar ganhos extras que poderiam passar despercebidos.

Hoje em dia  praticamente tudo está registrado eletronicamente, então qualquer deslize do Escritório de Contabilidade pode gerar desde repetidas dificuldades a sérios problemas para a empresa que não fizer uma boa escolha.

Veja então como profissionais liberais e pequenas e médias empresas devem escolher um Escritório Contábil que seja realmente competente, além de se certificar que esses profissionais contábeis estão trabalhando de maneira adequada.

Processo de escolha do Escritório de Contabilidade:

• Recomendações – Indicação de outros empresários conhecidos e da própria satisfação destes junto aos profissionais contábeis que os atendem.
• Clientes –  Solicitar do escritório uma breve relação de clientes para contato. Desta maneira, o empresário poderá obter algumas informações mais precisas diretamente junto aos clientes do escritório.
• Entidades de Classe – Consultar Entidades de Classe, Sindicatos, associações e escritórios de advocacia, de relacionamento do empresário, são uma boa fonte de indicação dos escritórios.
• Localização – O Escritório de Contabilidade deve estar localizado próximo de sua empresa, pelo menos na mesma cidade. Uma falha que pode ser extremamente grave é contratar um Escritório de Contabilidade em um outro estado onde diversos pontos da legislação contábil são completamente diferentes.
• Tamanho – Existem Escritórios de Contabilidade que empregam apenas o Contabilista responsável até gigantescas firmas com dezenas de funcionários.
• Visita Pessoal – Visitar pessoalmente o escritório para verificar sua estrutura funcional, seus representantes e dinâmica operacional e, ao mesmo tempo, convidar o profissional a visitar sua empresa, expondo com clareza suas necessidades e pretensões empresariais.
• Valor de Honorários – A questão “preço x qualidade” tem de  estar bastante alinhada ao “custo x benefício”, representando a realidade da qualidade dos trabalhos na proporção do preço justo pelo que se propõe a fazer e se deva executar. Certamente, profissionais competentes com assessoria personalizada – e potencialmente maiores economias para sua empresa – podem cobrar mais por seus serviços, mesmo com uma pequena estrutura. Da mesma maneira, uma grande empresa pode cobrar menos pelos seus serviços por prestar apenas os serviços contábeis básicos, como pagar os impostos em dia.
• Registro nos Órgãos Competentes – Fazer uma consulta junto ao SESCON (Sindicato dos Contabilistas), constatando que o escritório é filiado e se participa dos processos de qualificação existentes.
• Autorização para Exercício da Profissão – Junto ao Conselho Regional de Contabilidade – CRC consultar se, tanto o Escritório de Contabiliade como seus responsáveis, estão devidamente inscritos e regulares no exercício das suas funções profissionais. Finalmente,  solicitar certidões de regularidade (escritório e responsáveis) junto aos órgãos de Registro (Conselho Regional).
• Empatia – Mesmo se for o Melhor Escritório de Contabilidade do Brasil você, o empresário, ainda tem de se certificar de ter um bom relacionamento pessoal com os contabilistas responsáveis. Se suas personalidades forem conflitantes, seu relacionamento também será. Escolha um contador com o qual você tenha grande empatia, sempre sem se descuidar dos cuidados acima.

Cuidados após a escolha Escritório de Contabiliade

Após a escolha Escritório de Contabiliade mais adequado a sua empresa, os seguintes cuidados devem ser tomados:

• Esclarecimento Detalhado – Manter diálogo franco e aberto quanto à atividade a ser desenvolvida com todas as suas características e detalhamentos, a fim de obter do profissional as necessárias explicações e orientações precisas, fiscal – contábil – tributária e trabalhista, assim como custos de regularização.
• Documentos e Contratos – Solicitar ao escritório a elaboração de todos os documentos formais, como:
  – “Contrato de Prestação de Serviços Profissionais”, contendo com clareza: os serviços que estarão sendo contratados;
  – Valor de honorários profissionais;
  – Direitos e obrigações das partes envolvidas, com especial atenção para cláusula rescisória e, mais uma vez,
  – Sistemática operacional, independentemente da opção tributária que se venha a adotar, lembrando sempre que a execução de contabilidade propriamente dito não é opcional, além de obrigatória e necessária para a gestão do negócio e seu desenvolvimento.
• Total Esclarecimento – Jamais esconda do escritório algo que você deseje ou que você supusesse que já estivesse incluído. Sempre pergunte e confirme todas as suas dúvidas. Lembre-se: Este é um dos maiores pontos de desentendimento entre contabilitas e clientes, desde o primeiro dia.

Certificando-se que o Escritório de Contabilidade está trabalhando corretamente

Ótimo, o escritório foi contratado e já está trabalhando em favor de sua empresa. Então, verifique como se certificar de que a empresa de contabilidade está realmente trabalhando de forma correta?

• Acompanhamento – Certamente, todo empresário bem sucedido, independentemente do porte da sua empresa, tem necessidade de obter os conhecimentos básicos dos tributos e encargos que incidem na sua atividade e, desta maneira, deverá acompanhar periodicamente o recolhimento dos mesmos, sempre por sua conta e ordem, não deliberando plenamente ao escritório esta obrigação pois, não é da competência do mesmo.
• Certidões de Nada Consta – Solicitar, com alguma periodicidade, em especial anualmente, certidões dos órgãos de registro que está vinculado (Ex. Estado/ICMS,  Receita Federal, Prefeitura, etc…). Qualquer pendência que porventura houver, deverá ser verificada de imediato, o que não quer dizer necessariamente ser falha do escritório de contabiidade, porém, é importante verificar e corrigir o mais rapidamente possível o que porventura houver.
• Reuniões Regulares – Conforme o acordado em contrato, manter reuniões periódicas com os profissionais da contabilidade para obter todas as informações necessárias relativas ao período de análise. Solicitar ao Escritório “Manual de Procedimentos e de Obrigações Fiscais” para, desta maneira, melhor acompanhar todas as obrigações, tanto da empresa quanto do escritório.

Documentação do Escritório de Contabilidade às Empresas

Diversos documentos / contratos / comprovantes que os escritórios de contabilidade devem ser entregues às pequenas empresas para que sejam arquivados, sendo:

• Inicialmente, a empresa – não o escritório de contabilidade – deve manter em seus arquivos todos os documentos da sua constituição, como alguns exemplos descritos abaixo:
• Registro de Firma Individual e/ou Contrato Social;
• Registro junto a todas as Repartições Fiscais: Estado – Secretaria da Fazenda; Federal – Receita, CNPJ – Previdência; Prefeitura Municipal; Contribuição Sindical, Patronal e de Funcionários e, demais órgãos governamentais a que estiver vinculada.

Documentos a Manter em Poder da Empresa

Além dos documentos da sua constituição, as empresas deverão manter também em seus arquivos e, depois de efetuados os devidos lançamentos Fisco-Contábeis, todos os documentos inerentes à sua atividade, tais como:

• Notas fiscais de compras;
• Talonários de vendas, se for o caso, e/ou;
• Arquivos magnéticos/eletrônicos, se for o caso;
• Despesas gerais (água, luz, telefone etc…);
• Guias de Recolhimento de todos os tributos;
• Extratos Bancários.
• Reafirmando, estes documentos devem retornar à empresa logo após sua utilização pelo escritório de contabilidade.

Valores médios cobrados para a contabilidade de pequenas empresas

Os valores cobrados relacionados a Honorários Profissionais sofrem variação representativa, em virtude principalmente da própria estrutura operacional do escritório e dos serviços que serão demandados. Por exemplo, uma pequena empresa com ou sem funcionários; que exerça atividades de indústria, comércio e ou prestação de serviços ou ainda, de todas elas, e assim por diante.

Os preços médios de mercado, considerando Micro-Empresa (ME), Empresa de Pequeno Porte (EPP), enquadradas ou não no Regime do Simples Nacional, considerando ainda outras opções tributárias como Lucro Presumido e ou Lucro Real, os valores poderão oscilar entre R$ 600,00- (seiscentos reais) à R$ 1.800,00- (um mil e oitocentos reais), ou mais conforme dados descritos.

Os valores médios de mercado para Pessoa Física e Profissional Liberal também podem se situar na faixa inferior dos preços acima.

Como Trocar o Escritório de Contabilidade, Se Chegar a Hora

Poderá chegar um dia que  sua empresa estará insatisfeita com seu escritório de contabilidade, seja por exemplo serviços não prestados de acordo ou crescimento astronômico de sua empresa, e então deseje mudar de escritório contábil.

Assim, quais os cuidados devem ser tomados? O que é preciso para fazer uma mudança a mais adequada possível?

Nesta condição, a empresa ao optar por um novo escritório deverá, inicialmente, verificar as Cláusulas de Rescisão existentes no contrato com o escritório atual e quais são as regras para esta efetivação. Normalmente é solicitada uma comunicação com prazo de 30 a 60 dias para conclusão. Imediatamente, comunicar por escrito e sob protocolo a decisão tomada pela empresa, comunicando qual será o novo escritório responsável pela continuidade da contabilidade da empresa.

Quando da conclusão, o conveniente é que, o novo escritório de contabilidade contratado cuide do recebimento/retirada de todo o documental da empresa em poder do escritório anterior e, na seqüência, este deverá efetuar uma verificação documental juntando também os documentos existentes na empresa e formalizar um “Levantamento de Verificação Documental” para constatar a possibilidade ou não de alguma pendência fiscal/documental.

Ao mesmo tempo, o novo escritório de contabilidade deverá proceder ao “Termo de Transferência de responsabilidade técnica”, em atendimento à Resolução nº. 1040/2009 do CRC-SP, que deverá transitar entre o atual e anterior escritórios e empresa contratante. A conveniência de obter certidões das diversas repartições fiscais da empresa continua sendo plenamente válida, tanto para o empresário quanto para os escritórios de contabilidade.

A cobrança da ’13°’ mensalidade é uma prática de mercado? Todos os escritórios cobram esta mensalidade?

A prática da cobrança de uma mensalidade adicional, anual e também denominada de “Encerramento de Exercício” ou “’13°’ mensalidade”, é uma realidade no Brasil atual. Tal cobrança tem como principal fundamento, a própria sobrecarga operacional na elaboração dos trabalhos mensais do período podendo, em alguns casos, ficar também inclusa a elaboração da Declaração de Imposto de Renda da empresa. São diversas as formas e entendimentos da referida cobrança, porém é uma prática constante inclusive do Contrato de Prestação de Serviços Profissionais. Não é comum deixar de cobrar esta mensalidade, mas pode ocorrer.

Escritório Contábil – Economizando Tempo e Dinheiro para Sua Empresa

Finalizando, o Escritório de Contabilidade bem selecionado poderá se tornar o mais Valioso Parceiro de sua empresa, com todo o conhecimento especializado que possuí.

Não apenas isso, mas também a enorme quantidade de tempo que se economiza e é então destinada a geração de valor para sua empresa que é fazer o que você sabe: Ganhar Dinheiro.

Londe Escritório de Contabilidade